Von Locations & Dienstleistern

 

LOCATION

Bei der „zu tun“ Liste würde ich definitiv bei der Location anfangen. Sie kann Euch nochmal eine gute Richtung im ersten Teil der Planungsphase geben. Wie gefeiert werden kann, ob die Trauung dort statt finden könnte, welche Personenanzahl möglich ist oder in welche Stilrichtung die Hochzeit gehen wird. Sind die Räumlichkeiten in Bordeauxrot gestrichen, werden die pinkfarbenen Stuhlhussen eventuell etwas zu gewagt aussehen. Ausserdem werden die besonders beliebten Locations sehr früh reserviert bzw. gebucht, so ist es keine Seltenheit, dass mit Wartezeiten von 1,5-2 Jahren gerechnet werden muss.

Egal wo und wie Ihr feiert, alles hat seine Vor- und Nachteile. Da wäre es nicht verkehrt, auch hier wieder eine Liste zu erstellen und diese Punkte einmal zu notieren. So findet Ihr leichter heraus, was davon am besten zu Euch passt.

Handelt es sich um ein Restaurant, geht doch erst einmal vorab essen und macht Euch einen Eindruck über Personal, Essen und Atmosphäre. Restaurants haben in der Regel immer gut geschulte Mitarbeiter, die Euch in der Vorbereitungszeit betreuen und mit Ihren Erfahrungen bei diversen Fragen weiterhelfen. Ausserdem habt ihr bereits das Essen vor Ort, müsst Euch keinen Caterer suchen und je nach Restaurant sind vielleicht noch Gästezimmer für Euch vorhanden.

Handelt es sich bei Eurer Wunsch Location um eine spezielle EventLocation so würde ich Euch empfehlen 1 - 2 Online Bewertungen zu lesen und vielleicht mit Paaren in Kontakt zu treten, die Ihre Feier schon hatten und Euch mit Ratschlägen weiter helfen können. Je nach Location und deren Angebot habt Ihr hier schon etwas mehr Arbeit und werdet Euch, je nach dem, selbst um die Dienstleister kümmern müssen. 

Für Hochzeiten im Ausland würde ich Euch raten, jemanden an die Hand zu nehmen der Erfahrung damit hat, oder einen Hochzeitsplaner, der sich mit den Abläufen und Richtlinien des jeweiligen Landes auskennt.

Persönlich mag ich ganz gerne die Festival Hochzeiten; ein schönes Segelzelt mit Holzboden, rustikale Tische und Stühle, viel Wiese und Natur drum herum und diverse Foodtrucks mit einem leckeren Essensangebot. Live Musik im Hintergrund und eine ausgelassene Feier.

Und zu guter letzt; w0ran viele gar nicht denken, wäre der private Bereich. Dominique und ich haben 2012 bei meinen Eltern im Hof gefeiert. Ich muss hier dazu schreiben, dass meine Eltern in einem rustikalen Bauernhaus leben, viel Platz haben und eine alte Kastanie, unter welcher wir gemütliche unsere Hochzeit feiern konnten. Hier muss man sich einfach bewusst sein, daß das die meiste Arbeit und Nerven erfordert. Alles alleine zu planen, organisieren und zu terminieren war eine unglaubliche Aufgabe, sogar für uns. Einen Tag vor der Hochzeit haben wir aufgebaut und alles was schief laufen konnte, lief natürlich auch schief. So war eine blutige angeschlagene Nase bei Dominique und ein dick geschwollener Ringfinger bei mir noch das Harmloseste an diesem Tag.

Trotz allem waren der Tag sowie die Hochzeit einfach grossartig, einmalig und für uns perfekt, obwohl auch am Hochzeitstag nicht alles planmäßig verlief - das tut es übrigens nie. Doch die monatelangen Bastelstunden, all die Mühe und Arbeit hatte sich gelohnt, sodass wir 9 Jahre später immer noch sagen: wir würden jeder Zeit wieder genauso heiraten.

Vielleicht sollte man sich genau das auch in der Planungsphase fragen; würde ich es in 10-20 -30 Jahren auch noch so machen und braucht es das wirklich an meinem Tag?

DIENSTLEISTER

Wenn ich so darüber nachdenke, werde ich wohl vorweg schreiben müssen, dass es auch ein heikles Thema ist.

Denn auf der einen Seite haben wir Euch und Euren grosser Tag, für den es weder eine Generalprobe noch eine Wiederholung gibt. Und auf der anderen Seite die Dienstleister die vielleicht jede Woche die grossen Tage mehrmals erleben und damit Ihre Brötchen verdienen. Nicht zu vergessen Familie, Verwandtschaft und Freunde.

Nicht selten hat ein Brautpaar mit dem Dienstleister eine … wie soll ich es bezeichnen? …. eine eigene Verbindung. Wir verbringen viel Zeit miteinander, die Chemie zwischen uns stimmt, da vergisst man vielleicht doch schnell das es sich hier um ein Geschäft handelt und um Geld geht.

Das heißt: es „menschelt“.

Nun weiß ich von der eigenen Hochzeit, dass ein Dienstleister der nicht funktioniert und Fehler macht, dem Tag eine sehr faule Note verleihen kann, die so schnell nicht in Vergessenheit gerät. In unserem Fall war es die Sängerin.

Als Dienstleiter weiß ich mittlerweile, ich kann noch so sehr aufpassen und bedacht sein keine Fehler zu machen, sie passieren auch mir.

Ich versuche mich hier immer wieder selbst zu reflektieren, um meine Fehler zu finden und in Zukunft zu verbessern, meine Dienstleitung einfacher zu gestalten und somit dem Brautpaar ein besseres Angebot zu unterbreiten. Als Selbstständige werde ich nie aufhören zu lernen und mich zu verbessern sowie an die jeweilige Situation anzupassen. Ich glaube, das gehört zu jedem guten Dienstleister einfach dazu.

Ein Fehler, den ich Anfangs machte war, dass ich nicht ganz transparent bei den Kosten und meinem Umfang der Dienstleitung war, was zu Missverständnissen und das wiederum zu Ärger führte. Mir fällt auch immer wieder auf, dass meine Kollegen oft zu wenig kommunizieren und leider selten erklären, warum die Dinge so sind wie sie sind. Habt Ihr einen guten übersichtlichen Vertrag und könnt mit Eurem Dienstleister offen und direkt umgehen, ist das bereits die halbe Miete. Wenn Ihr etwas nicht versteht oder Euch unklar ist, fragt nach und lasst es Euch verständlich erklären.  

Nicht selten erkläre ich den Paaren, warum die Location z.B. Gedeck zusätzlich verlangt: Ihr möchtet einen eigenen Kuchen mitbringen, die Location stellt Euch dafür Personal, Kuchenteller und Besteck, welches gerichtet und auch wieder gereinigt werden muss. Dies kostet die Location Zeit und Geld.

Oder warum kostet ein Fotograf für einen Tag 2500€? Diese Frage erkläre ich - warum auch immer- auch sehr oft. Aber ich denke gerade das ich auch dem Thema „warum kostet es was es kostet?“  ein eigenes Kapitel widmen werde- wird doch ein Buch. Ich klatsch mir an der Stelle einmal an die Stirn.

Was gerade bei den Verträgen immer wieder vergessen wird sind, die AGB`s richtig zu lesen. Jetzt in der Corona Krise, eine absolute Ausnahmesituation, die wir hoffentlich nie wieder in dieser Form haben werden, sind diese für beide Seiten unglaublich wichtig. Ob Corona oder eine andere Ausnahmesituation, es kann leider immer etwas passieren und die Hochzeit kann nicht wie geplant statt finden. Ihr solltet Euch vorab informieren welche Rechte Ihr bei den jeweiligen Dienstleistern haben werdet. Je mehr ihr Bescheid wisst umso weniger Ärger werdet Ihr haben.

Ich höre oft und gerne auf meinen Bauch. Habe ich das Gefühl, dass ein Auftrag nicht passt, lehne ich ab. Hört sich sicherlich arrogant an und natürlich muss ich auch meinen monatlichen Umsatz rein bekommen, aber ich bin auch verpflichtet meine Dienstleistung ordentlich auszuführen hab ich diesbezüglich bedenken das ich meinen Verpflichtungen nicht nachkommen kann, muss ich ablehnen. Ich finde das solltet Ihr auch machen. Ihr könnt jederzeit unverbindliche Kennenlerntermine mit den Dienstleistern vereinbaren. Überlegt Euch vorher was Ihr wissen möchtet, schreibt es auf. Ihr sei die Auftraggeber und möchtet etwas haben. Vergesst dabei bitte nicht das es ein Geben und Nehmen ist. Ihr bezahlt für eine Dienstleistung die Ihr bekommt.  

Findet Ihr Dienstleiter mit denen Ihr auch auf Augenhöhe sein könnt und alle Vorgänge ordentlich sowie schriftlich geklärt sind, werdet Ihr sehr viel weniger Arbeit und Ärger haben. Mit Handwerkern verhält es sich ja auch nicht anders.

Und jetzt nochmal Schritt für Schritt zum richtigen Dienstleister finden:

Habt Ihr Euch für eine Location entschieden, fragt vor Ort mit welchen Dienstleitern sie zusammen arbeiten und gute Erfahrungen gemacht haben. Kennen sich die Dienstleister untereinander und harmonieren miteinander, ist das definitiv für Euch von grossem Vorteil und erleichtert Euch unter Umständen kleine und große Absprachen. Auch im Freundes- oder Bekanntenkreis zunächst nachfragen, bevor Ihr Herr Google fragt und zu Dienstleistern gelangt, die 800km weiter weg sind.

Stufe 1 - Anfrage beim Dienstleister stellen

„Hallo, wir heiraten am 22.02.2020 haben Sie da noch Zeit?“

Ja, meine absoluten Lieblingsanfragen; nicht! 

Darf ich Euch einen Rat geben? Bitte macht Euch doch die Mühe und schaut auf der jeweiligen Homepage wer der Ansprechpartner ist und schreibt denjenigen mit dem Namen an.  Wir sind auch Menschen und sind super happy, wenn wir auch als diese wahrgenommen werden. Auch wichtig, der richtige Ansprechpartner und nicht der, der Konkurrenz, Copypaste Fehler sind schon den Besten passiert. Schön und gut, aber ein bisschen Mühe bei der Suche nach dem richtigen Dienstleister darf man sich schon geben. Wir sind nicht auf den Kopf gefallen und erkennen, wenn es sich um eine Sammelmail handelt und Ihr nur den günstigsten Anbieter finden möchtet. Könnte unter Umständen keine gute Basis für eine vernünftige Zusammenarbeit sein.

Ich freue mich natürlich mit Euch, dass Ihr heiratet und mir Euer Datum mitteilt, doch was wollt Ihr nun genau von mir? Schreibt doch bitte dem Dienstleiter was genau Ihr von Ihm oder Ihr haben möchtet. Genauer kann er/sie Euch entweder gleich ein Angebot erstellen oder auf Eure Frage eingehen.

Wisst Ihr nach der Antwort, dass es nicht der Dienstleister werden wird, teilt ihm das bitte auch mit, so weiß auch er woran er ist.

Stufe 2 - unverbindliches kennenlernen

„Hallo, können wir am Samstag um 12 Uhr vorbeikommen?“

Entschuldigt bitte, da muss ich immer wieder schmunzeln. Ich weiß, die  Person denkt sicher nicht daran, dass ein Hochzeitsdienstleister an einem Samstag höchstwahrscheinlich an einer Hochzeit ist und wenig Zeit für Termine hat. Geht Ihr erst im Frühjahr/ Sommer auf die Dienstleistersuche, so bedenkt, dass diese unter Umständen nicht sehr flexibel sind, was die Termine betrifft.

Habt Ihr einen Termin, so bereitet Euch doch etwas darauf vor. Macht Euch ein bisschen mit der Arbeit des Dienstleisters vertraut und schreibt Euch auf, was Ihr von ihm wissen möchtet. Auch nicht verkehrt ist, wenn der Dienstleister schon mal im Vorgespräch grob Eure Vorstellungen und Wünsche kennen lernt. 

Stufe 3 - Die Entscheidung 

„Hallo Sabrina, nochmals vielen lieben Dank für den schönen Termin bei Dir, wir sind von Deiner Arbeit begeistert und wollen mit dir zusammen arbeiten. Wie geht es jetzt weiter?“

Mega, alles hat gepasst. Ihr habt ein gutes Bauchgefühl und den Richtigen für Euch gefunden. Nun in meinem Fall hab ich dem Brautpaar eine Preisliste, Vertrag und AGB`s mitgegeben oder nach der Zusage per Post zugeschickt und mache einen neuen Termin für eine Musterbesprechung aus. Bei einem zweiten Termin wird der grobe Umfang besprochen und anhand eines Mustertisches die Dekoration zusammengestellt. Nun frage ich alle Punkte ab, was das Brautpaar am Hochzeitstag zusätzlich noch benötigt und bekommt ein auf sie zugeschnittenes Angebot. In meinem Fall kommt das wenige Tage später per e-mail.

Stufe 4 - Formalitäten

„Hallo Sabrina, gerne nehmen wir Dein Angebot, wie es ist an“

Natürlich kann es jederzeit Änderungen geben, Gäste sagen ab und die Anzahl der Tische ändert sich nochmals oder Ihr habt doch noch kurzfristige Änderungen und zusätzliche Wünsche. Achtet bei den Verträgen in wie weit Ihr diese noch ändern und bis wann, anpassen könnt. 

Nach dem Angebot gibt es im Normalfall eine Auftragsbestätigung und eine Anzahlung über Summe X. Habt Ihr diese Summe angezahlt, seit Ihr rein rechtlich gesehen auch mit den AGB`s des Auftragnehmers einverstanden, also achtet vorher auf die Details. Bekommt Ihr keine Auftragsbestätigung, verlangt eine. Ich rate Euch auch alle Änderungen, die im Laufe der Zeit vorgenommen werden, schriftlich anzupassen. Ich betreue in einer Saison ca. 35 Paare und halte oft über WhatsApp Kontakt, da ich für mich einen besseren Verlauf der jeweiligen Hochzeiten habe, genauso kann es mir passieren, dass der Wunsch nach einem zusätzlichen Wurfstrauss einfach untergeht. Deswegen für beide Seiten immer von Vorteil, wenn alle Änderungen und Absprachen auch schriftlich festgehalten werden.

Stufe 5 - In Kontakt bleiben?

Ihr habt Euren Dienstleister lange vor der Hochzeit gebucht und im Normalfall habt Ihr immer wieder einmal Fragen und seid daher schon automatisch immer wieder mit dem Dienstleister in Kontakt. Falls nicht, kommen wir bereits zu Stufe 6.

Stufe 6 - Letze Absprachen 

Hier ist es sicherlich von Dienstleister zu Dienstleister unterschiedlich. Ein Fotograf muss vielleicht eine Woche vor der Hochzeit wissen, wann er wo sein muss. Ich als Dekorateurin muss in der Regel 10-14 Tage vorher wissen, wie die finale Sitzordnung aussieht und welche Blumen ich bestellen darf. So oder so müsst Ihr Euch mit Euren Dienstleitern kurz vor der Hochzeit nochmal kurzschließen und Ihnen die letzen Information die sie noch benötigen geben. Deswegen, erledigt immer was erledigt werden kann. Nur so habt ihr kurz vor der Hochzeit weniger Stress.

Immer schön auf den Bauch hören, der hat immer Recht. Auch in dieser Branche gibt viele schwarze Schafe, also zieht die rosa Brille ab.